Foire aux questions

La version française suivra sous peu...

The Ottawa Police Service continues to provide record checks to active residents of Ottawa as we progress through the COVID-19 pandemic. All applications are to be submitted online by clicking on the following link https://olbc.ottawapolice.ca/.

If you are not an active resident of Ottawa you will need to apply with your local police service.

If your application indicates that you are required to attend in-person to complete your records check, click CONTINUE, attempt to submit payment and finalize your application to submit it online. Do not abandon your application as it will not be received, and we will be unable to schedule your appointment to complete the necessary in-person component of your records check.

When you are required to attend in person please ensure that you bring two (2) pieces of valid identification. 2 valid pieces of identification are mandatory to complete your online Records Check. Both pieces of identification must include your name and your date of birth; one must have a photo and one must reflect your current Ottawa address as listed on your online Records Check request.

If your driver’s licence does not have your current Ottawa address you may bring a third piece of documentation that includes your name and your current Ottawa address such as a recent (2 months or less): utility or telecommunications bill, bank or credit card statement, original signed lease agreement/ housing agreement from a recognized secondary/post-secondary learning institution, paystub, insurance policy or any form of registered mail from an independent third party. Hand written mail/mail with no formal letterhead/branding will not be accepted.

If you do not have a driver’s licence you are still required to bring (2) valid pieces of identification. Both must reflect your name and date of birth; one must have a photo and you may bring a third piece of documentation that includes your name and your current Ottawa address such as a recent (2 months or less): utility or telecommunications bill, bank or credit card statement, original signed lease agreement/ housing agreement from a recognized secondary/post-secondary learning institution, paystub, insurance policy or any form of registered mail from an independent third party. Hand written mail/mail with no formal letterhead/branding will not be accepted.

If any of the above mandatory requirements are not satisfied, the Ottawa Police Service reserves the right to terminate the appointment without completing the online record check. There will be no exceptions made.  Ontario photo Health Cards cannot be requested by the Ottawa Police Service; however, the applicant may use this identification at their own discretion.

Pièces d’identité requises pour une demande de vérification d’antécédents

 

Pièces d'identité avec photo acceptées (l’une de vos deux pièces d'identité doit figurer dans cette liste): Pièces d'identité sans photo acceptées (doivent fournir le nom et la date de naissance)
  • Permis de conduire (si aucun permis de conduire n'est disponible, vous devez présenter une facture de services publics récente, un relevé bancaire, un talon de paie ou un contrat de location, ou encore une carte d'identité d'étudiant de niveau postsecondaire valide, afin de confirmer votre adresse actuelle à Ottawa)
  • Passeport 
  • Carte photo de l’Ontario
  • Carte d’employé du gouvernement
  • Carte de militaire
  • Certificat de majorité
  • Certificat de citoyenneté canadienne (à jour)
  • Certificat de statut d’Indien
  • Carte d’étudiant international (ISIC)
  • Carte de résident permanent
  • Permis de possession et d’acquisition (PPA)
  • Certificat de naissance
  • Certificat
    de baptême
  • Permis
    de chasse
  • Permis
    de pêche
  • Carte Plein air
  • Carte d’hôpital
  • Documents d’immigration

 

Avis important : les cartes Santé de l’Ontario ne peuvent être acceptées à des fins d’identification (Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, article 34(4)).

De quoi ai-je besoin pour présenter une demande?

Vous pouvez faire une demande en ligne pour autant que vous ayez ce qui suit : un compte bancaire, des antécédents de crédit, et la capacité de payer les frais en ligne. Nous faisons appel à Equifax pour vérifier votre identité. Si vous échouez la vérification de l’identité électronique (VIE), vous pouvez toujours remplir votre demande en ligne; vous devrez néanmoins vous présenter en personne et faire vérifier votre identité en personne (voir ci-dessous). En tant que bénévole, vous aurez besoin d'une copie électronique, numérisée ou .pdf de la lettre d'embauche de l'organisme pour l’annexer à votre demande.

Si vous n’êtes pas en mesure de présenter la demande par voie électronique, vous devrez faire une demande en personne au 2670, promenade Queensview. Vous devrez apporter deux (2) pièces d'identité valides délivrées par le gouvernement et qui confirment votre nom, votre date de naissance et votre adresse, un formulaire de demande de vérification des dossiers de police dûment rempli, une adresse électronique et une adresse civique à jour, où nous pourrons acheminer vos résultats. Une pièce d’identité doit comporter une photo.

Que dois-je savoir sur la vérification de l’identité électronique?

Pour présenter une demande en ligne, et pour faire appel à la vérification de l’identité électronique, il vous faut un compte bancaire et des antécédents de crédit. Il ne s’agit PAS d’une vérification de la solvabilité.

Les demandeurs dont l’identité ne peut être vérifiée par voie électronique devront faire une demande en personne au 2670, promenade Queensview.

Par la suite, si vous n’arrivez toujours pas à réussir votre vérification de l’identité électronique, vous pouvez passer nous voir en personne.

Avant de faire votre demande en ligne, voici ce dont vous aurez besoin :

  • Un ordinateur avec un navigateur Web et une adresse électronique
  • Un compte bancaire et des antécédents de crédit pour réaliser le processus de vérification de l’identité électronique

Le SPO fait appel aux services d’Equifax, qui confirme votre identité à l’aide de renseignements sur la solvabilité. Pour en savoir plus sur Equifax, veuillez consulter leur site web. Si vous échouez votre vérification de l’identité électronique en ligne, vous pouvez tout de même présenter votre demande en personne.

En tant que bénévole, vous aurez besoin d’une copie électronique, numérisée ou .pdf, de la lettre d'embauche de l’organisme pour l’annexer à votre demande. Il doit y être clairement indiqué le nom de l’organisme pour lequel vous ferez du bénévolat, sur le papier de correspondance officiel de l’organisme et signé par l’organisme bénévole. Les lettres illisibles ou incomplètes seront rejetées, et l’on vous avisera de la nécessité de refaire votre demande.

Comment recevrai-je les résultats de ma vérification de dossiers?

Les résultats de demande de vérification d’antécédents vous seront communiqués soit par courriel (copie électronique) ou sur support papier (copie imprimée).

Courriel (copie électronique)

Peu importe si la demande de vérification d’antécédents a été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d'Ottawa est désormais en mesure de transmettre par courriel aux candidats les résultats de leur vérification d’antécédents.

Les résultats des vérifications de dossiers courriellés doivent demeurer en version électronique (c.-à-d. non imprimés) pour ne pas compromettre l'authenticité et la continuité des vérifications d’antécédents. Imprimer les résultats des vérifications d’antécédents rend l'authenticité et la continuité incomplètes, et par conséquent le Service de police d'Ottawa ne reconnaîtra pas les résultats comme étant valides et légitimes.

***Il est essentiel que les candidats confirment, auprès de l'organisme qui demande la vérification d’antécédents, que l'organisme est disposé à accepter et à conserver la copie électronique de la vérification d’antécédents dans ses fichiers électroniques, vu que l'impression des résultats de la vérification d’antécédents mènera à la non-légitimité de ces résultats.***

Afin de visualiser les résultats électroniques courriellés, vous devez avoir accès à un programme qui accepte les documents formatés en mode .pdf (par ex. Adobe Acrobat).

Support papier (copie imprimée)

Par ailleurs, qu’importe si la demande de vérification de dossiers a été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d’Ottawa peut aussi communiquer les résultats des vérifications d’antécédents aux candidats sur support papier.

Les résultats des vérifications d’antécédents imprimés seront remis aux candidats soit en personne à nos bureaux du 2670, promenade Queensview (Nepean), soit par la poste.

Combien d’exemplaires de ma vérification d’antécédents vais-je recevoir?

On vous fournira un (1) exemplaire original des résultats de votre vérification d’antécédents.

Combien de temps faut-il compter pour obtenir les résultats de ma vérification d’antécédents?

  • Demande en ligne de vérification d’antécédents (de 24 à 48 h)

Les échéanciers sont assujettis à un horaire de travail du lundi au vendredi, et toute nécessité de communiquer avec d’autres services de police est susceptible d’allonger le délai de traitement. Les délais de traitement ne tiennent pas compte du traitement des envois postaux (le cas échéant). Pour plus de détails sur le traitement des envois postaux, veuillez vous adresser à Postes Canada.

La Section de la vérification des antécédents du Service de police d’Ottawa s’affaire à vous servir dans un délai convenable. Aidez-nous à respecter nos délais en remplissant vos formulaires de demande de vérification d’antécédents, en ligne ou en personne, avec soin et exactitude.

Qu'est-ce qui peut causer un retard dans le processus?

  • La Section de la vérification des antécédents doit communiquer avec d’autres services de police afin de demander des renseignements locaux si le candidat a résidé à l’extérieur d’Ottawa au cours des cinq dernières années. Nous accordons deux semaines à l’organisme extérieur pour que celui-ci réponde à notre demande.
  • Lorsque les renseignements dans la demande reçue sont incomplets, nous tentons d’entrer en communication avec le candidat. En l’absence d’une réponse de sa part, nous devons lui acheminer de nouveau, par la poste, la vérification des antécédents. Les demandes comportant des erreurs ou des omissions dans l’adresse de retour, comme l’absence du numéro d’appartement, reviennent souvent au Service de police d’Ottawa, retournées par Postes Canada. Cette situation vous occasionnera des délais. De plus, on exige une écriture nette et lisible afin de traiter votre demande de vérification des antécédents de manière opportune.
  • La Section de la vérification des antécédents reçoit régulièrement un très grand nombre de demandes de vérifications devant être traitées en lien avec des événements spéciaux se déroulant à Ottawa.

Quel formulaire dois-je remplir pour une vérification d’antécédents?

Il y a trois (3) types de vérification d’antécédents, soit la (1) vérification de casier judiciaire (VCJ), la (2) vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (VCJAJ), et la (3) a vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV). Le formulaire à remplir varie selon l’organisme faisant la demande de vérification d’antécédents, votre statut en tant qu’employé ou bénévole, et si vous travaillez directement auprès de personnes vulnérables.

Qu'est-ce qu'une signature numérique et pourquoi est-elle si importante?

Les résultats des vérifications de dossiers de police créés et présentés en ligne vous seront fournis sur support électronique ou envoyés par la poste. La signature numérique est un identifiant unique et une combinaison de renseignements personnels qui attestent que le fichier .PDF est original et authentique.

Pourquoi dois-je m'authentifier chaque fois que j'établis une connexion au système?

Votre vie privée est protégée. Une fois votre identité confirmée, nous authentifierons votre identité chaque fois que vous vous connecterez au système. Une clé d’authentification spéciale vous sera envoyée chaque fois que vous souhaitez établir une connexion. Cette clé spéciale change à tout coup. Elle vous permet de confirmer que vous êtes la personne ayant l'adresse électronique connue qui demande l’accès et non un « robot » automatisé ou un intrus n’ayant pas accès à votre adresse électronique.

Combien en coûte-t-il? Quelle forme de paiement est admise?

Vous pouvez payer les frais en ligne, au moyen d'une carte de crédit reconnue (Visa, Mastercard, American Express, ou carte de débit). Vous pouvez également payer en personne par carte de débit ou carte de crédit reconnue.

Les frais varient selon votre statut et votre emplacement. Consultez la grille tarifaire en vigueur.

Hors du Canada

Nous ne traitons plus les certificats de la Police canadienne pour les personnes résidant à l'extérieur du Canada. Veuillez vous adresser à la GRC relativement à ce service.

Embauche

La décision d’engager ou d’embaucher du personnel n’est pas prise par le Service de police d’Ottawa.

Une vérification d’antécédents est un précieux outil de sélection, mais elle ne saurait remplacer les bonnes pratiques d'embauche ou de sélection, ni la diligence raisonnable de l’organisme en général. Il incombe à chaque organisme d’envisager les renseignements fournis par la police ou la personne en question et de décider si les renseignements fournis sont de nature à exclure une personne d’un poste en particulier ou à l’empêcher de participer à un programme.

La responsabilité repose entièrement sur les représentants de l’organisme. Le Service de police d’Ottawa ne fait aucune représentation ni garantie quant à l’utilité ou à la fiabilité de la personne. 

Où puis-je vérifier l’état de ma demande de vérification d’antécédents?

Pour ce faire, vous devez vous connecter au système à partir du même compte qui fut créé au début du processus de présentation de la demande.

Vérifiez l'état de votre demande de vérification d’antécédents.

Comme puis-je déterminer si la vérification de dossier que j'ai reçue est complète et authentique?

Copie papier (imprimée) des résultats d’une vérification d’antécédents:

  1. Le Service de police d’Ottawa envoie par la poste une copie papier des résultats de la vérification à l’adresse postale du demandeur de la vérification.
  2. Confirmez que la vérification de dossier que vous avez reçue est bel et bien la vôtre, et que tous les renseignements qu'elle contient sont exacts.
  3. Dans la partie « Résultats » de la vérification d’antécédents, il y aura une boîte cochée d'un « X ». Ce sont les résultats de la vérification.
  4. Vous trouverez également un sceau du Service de police d’Ottawa embossé sur ce « X ». Au toucher, on peut sentir ce seau des deux côtés de la copie papier du document. Ceci certifie l’authenticité de la vérification d’antécédents.
  5. Vérifiez que les champs « Date d’exécution », « No de cadre » et « Rempli par » sont bien remplis.

example - résultats

***L’exemple ci-dessus arbore le sceau du Service de police d’Ottawa (en gris pour vous aider à l’identifier)***

Version électronique (courriel) des résultats de la vérification d’antécédents :

1. Le Service de police d’Ottawa envoie une version électronique des résultats de la vérification à l’adresse courriel du demandeur de la vérification, avec une pièce jointe de format .pdf.

2. À l’aide d’un lecteur pdf (par ex. Adobe Acrobat), ouvrez le document .pdf.

3. Confirmez que la vérification de dossier que vous avez reçue est bel et bien la vôtre, et que tous les renseignements qu'elle contient sont exacts.

4. En haut de la première page du pdf, vous verrez soit (selon le type de logiciel que vous utilisez):

  • « Le fichier que vous avez ouvert est conforme à la norme PDF/A et a été ouvert en mode Lecture seule afin d’empêcher toute modification »

example - pdf

ou

  • « Signé, et toutes signatures valides »

example - signature

5. Dans la partie « Résultats » de la vérification d’antécédents, il y aura une boîte cochée d'un « X ». Ce sont les résultats de la vérification.

6. Au bas de la page, vous trouverez la signature numérique du Service de police d'Ottawa.

example - verifier la signature

7. Sélectionnez le champ « Cliquez ici pour vérifier la signature numérique ». Ceci ouvrira l’État de validation de la signature. Vous pourrez y voir que « Le document n'a pas été modifié depuis sa certification ». Ceci certifie l’authenticité de la vérification d’antécédents.         

8. Vérifiez que les champs « Date d'exécution », « No de cadre » et « Rempli par » sont bien remplis. 

Liens utiles

Questions d’ordre technique

En cas de question au sujet d'une demande de vérification d'antécédents en ligne (par ex., difficulté de connexion ou problème de paiement en ligne), veuillez communiquer avec Rogue Data Corporation:

Nous répondrons aux courriels et aux messages vocaux dans les 24 heures, entre 9 h et 17 h, du lundi au vendredi (sauf les jours fériés)

En cas de questions au sujet du processus de vérification d'antécédents, des formulaires ou de toute autre facette, veuillez vous adresser à la :

Section de la vérification d'antécédents
Service de police d’Ottawa
C.P. 9634, Succursale « T »,
Ottawa (Ontario)
K1G 6H5

Questions à propos de votre vérification d’antécédents

Vous pouvez joindre la Section de la vérification d’antécédents du Service de police d’Ottawa :