Foire aux questions
Tandis que nous traversons la pandémie de la COVID-19, le Service de police d'Ottawa continue d'effectuer des vérifications d'antécédents pour les résidents actuels d'Ottawa. Toute demande doit être soumise en ligne en cliquant sur le lien suivant: https://olbc.ottawapolice.ca/.
Si vous n'êtes pas actuellement un résident d'Ottawa, vous devrez adresser votre demande auprès de votre service de police local.
Si votre demande stipule que vous devez vous présenter en personne pour achever votre vérification d'antécédents, cliquez sur CONTINUER, essayez d'effectuer votre paiement et d'achever votre demande pour la soumettre en ligne. N'abandonnez pas votre demande, car celle-ci ne sera pas reçue, et nous ne pourrons ainsi vous fixer un rendez-vous pour mener à bien la nécessaire partie « en personne » de votre vérification d'antécédents.
S'il vous est nécessaire de vous présenter en personne, assurez-vous d'apporter deux (2) pièces d'identité valides. Deux pièces d'identité valides sont obligatoires pour achever votre vérification d'antécédents en ligne. Ces deux pièces d'identité doivent inclure votre nom et date de naissance; l'une d'entre elles doit comporter une photo et l'une d'entre elles doit correspondre à votre adresse actuelle à Ottawa, tel qu'indiqué dans votre demande de vérification d'antécédents en ligne.
Si votre permis de conduire n'indique pas votre adresse actuelle à Ottawa, vous pouvez apporter une troisième pièce documentaire où apparaissent votre nom et votre adresse actuelle à Ottawa, notamment une facture de services publics ou de télécommunications récente (2 mois ou moins), un relevé bancaire ou de carte de crédit, l'original signé d'un contrat de location ou convention de logement d'une institution reconnue d'enseignement secondaire ou postsecondaire, un talon de paie, une police d'assurance ou tout type de courrier recommandé provenant d'un tiers indépendant. Le courrier manuscrit ou courrier sans entête ni marque officielle ne sera pas accepté.
Si vous n'avez pas de permis de conduire, vous devez tout de même apporter deux pièces d'identité valides. Les deux doivent correspondre à votre nom et date de naissance; l'une d'entre elles doit comporter une photo et vous pouvez apporter une troisième pièce documentaire où apparaissent votre nom et votre adresse actuelle à Ottawa, notamment une facture de services publics ou de télécommunications récente (2 mois ou moins), un relevé bancaire ou de carte de crédit, l'original signé d'un contrat de location ou convention de logement d'une institution reconnue d'enseignement secondaire ou postsecondaire, un talon de paie, une police d'assurance ou tout type de courrier recommandé provenant d'un tiers indépendant. Le courrier manuscrit ou courrier sans entête ni marque officielle ne sera pas accepté.
Si une ou plusieurs des exigences obligatoires susmentionnées ne sont pas satisfaites, le Service de police d'Ottawa se réserve le droit de mettre fin au rendez-vous sans achever la vérification d'antécédents en ligne. Aucune exception ne sera faite. Les cartes Santé de l’Ontario ne peuvent être demandées par le Service de police d’Ottawa. Le demandeur peut toutefois, à sa discrétion, utiliser cette pièce d'identité.
Pièces d’identité requises pour une demande de vérification d’antécédents | ||||
Toute pièce d’identité doit indiquer votre nom et votre date de naissance. Les pièces ne peuvent pas être expirées et les documents doivent être des originaux ou des copies certifiées conformes. Ni les photos ni les photocopies ne seront acceptées.
Avis important : les cartes Santé de l’Ontario ne peuvent être acceptées à des fins d’identification (Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, article 34(4)). |
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De quoi ai-je besoin pour présenter une demande? | ||||
Pour présenter votre demande en ligne, il vous faudra créer un compte et suivre les étapes indiquées sur le site Web avant de procéder à la vérification de votre dossier. Si vous disposez d’un compte bancaire, d’un historique de crédit et si vous êtes capables de payer en ligne, votre demande peut être entièrement traitée par Internet, à moins que vous ne soyez obligé de vous présenter en personne. Cela peut être le cas si Equifax n’a pas pu vérifier votre identité au moyen de son processus de vérification de l’identité électronique (VIE). Vous devrez alors vous présenter en personne pour que votre identité soit proprement vérifiée (voir ci-dessous). Les postulants devront également se présenter en personne si un paiement a été reçu lors de la soumission de la demande ou si des empreintes digitales sont requises pour passer à la vérification d’un dossier. En tant que bénévole, vous aurez besoin d’une copie électronique, numérisée ou d’un .pdf de la lettre d’embauche [capacity letter] de l’organisme, et l’annexer à votre demande afin de bénéficier de la réduction ou de l’exemption des frais d’inscription au moment de la demande. |
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Le contrôle de mon casier judiciaire pour le service avec le secteur vulnérable est-il transférable à une autre organisation ? | ||||
Non, les vérifications du secteur vulnérable ne sont valables que pour l’employeur/le poste spécifique pour lequel elles ont été menées, compte tenu de la divulgation ministérielle potentielle, et ne sont pas destinées à être reprises par un autre employeur de casier judiciaire. |
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Quelle est la durée de validité d’une vérification de police ? Y a-t-il une date d’expiration ? |
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Les vérifications de dossiers de police constituent une recherche faite à un moment donné et ne sont valables que le jour où elles sont émises, puisque les renseignements qu’elles contiennent peuvent changer d’un jour à l’autre. La police ne fixe pas de date d’expiration ; cette décision revient à l’agence ou à l’employeur au cas par cas. Ces derniers peuvent en effet se contenter d’un contrôle de police datant de 3 à 6 mois, tandis que d’autres peuvent en demander un nouveau.
Vu qu’une personne peut ne pas avoir fait l’objet d’accusations ou d’activités criminelles aujourd’hui, mais être arrêtée et poursuivie demain, nous n’offrons aucune garantie quant à la validité d’une vérification policière au-delà de la date exacte à laquelle la vérification a été effectuée. Par ailleurs, certaines condamnations criminelles ne sont pas signalées à la GRC, de sorte que les dispositions les plus récentes peuvent ne pas être mises à jour dans leur système au moment où une vérification a été effectuée. |
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Stages ou études coopératives |
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Le service de vérification des antécédents a recours à la définition de Bénévoles Canada en ce qui concerne les critères de dispense des frais. Définition : Un bénévole est une personne qui travaille pour un organisme sans être rémunérée, une personne qui s’offre volontairement à un service ou à une entreprise, ou une personne qui rend un service de son plein gré et sans rémunération. Par conséquent, la Section portant sur la vérification des antécédents, exige des frais pour les stages/coopérations là où le candidat reçoit un crédit pour compléter son programme et, dans certaines circonstances, où ce dernier est rémunéré pour ses stages, en guise de compensation. Cela n’est pas considéré comme une occasion de bénévolat, mais comme un crédit obligatoire pour répondre aux exigences de leur programme. Le SPO ne renonce jamais aux frais moyennant une lettre pour les étudiants qui passent à travers des stages ou des études coopératives. Nous avons également déterminé cette catégorie comme exemple de candidats exigeant une vérification de dossier de police à des fins d’emploi. |
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Que dois-je savoir sur la vérification de l’identité électronique? |
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Pour présenter une demande en ligne, et pour faire appel à la vérification de l’identité électronique, il vous faut un compte bancaire et des antécédents de crédit. Il ne s’agit PAS d’une vérification de la solvabilité. Les demandeurs dont l’identité ne peut être vérifiée par voie électronique devront faire une demande en personne au 2670, promenade Queensview. Par la suite, si vous n’arrivez toujours pas à réussir votre vérification de l’identité électronique, vous pouvez passer nous voir en personne. Avant de faire votre demande en ligne, voici ce dont vous aurez besoin :
Le SPO fait appel aux services d’Equifax, qui confirme votre identité à l’aide de renseignements sur la solvabilité. Si vous échouez votre vérification de l’identité électronique en ligne, vous pouvez tout de même présenter votre demande en personne.
En tant que bénévole, vous aurez besoin d’une copie électronique, numérisée ou .pdf, de la lettre d'embauche de l’organisme pour l’annexer à votre demande. Il doit y être clairement indiqué le nom de l’organisme pour lequel vous ferez du bénévolat, sur le papier de correspondance officiel de l’organisme et signé par l’organisme bénévole. Les lettres illisibles ou incomplètes seront rejetées, et l’on vous avisera de la nécessité de refaire votre demande. |
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Comment recevrai-je les résultats de ma vérification de dossiers? |
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Les résultats de demande de vérification d’antécédents vous seront communiqués soit par courriel (copie électronique) ou sur support papier (copie imprimée). Courriel (copie électronique)Peu importe si la demande de vérification d’antécédents a été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d'Ottawa est désormais en mesure de transmettre par courriel aux candidats les résultats de leur vérification d’antécédents. Les résultats des vérifications de dossiers courriellés doivent demeurer en version électronique (c.-à-d. non imprimés) pour ne pas compromettre l'authenticité et la continuité des vérifications d’antécédents. Imprimer les résultats des vérifications d’antécédents rend l'authenticité et la continuité incomplètes, et par conséquent le Service de police d'Ottawa ne reconnaîtra pas les résultats comme étant valides et légitimes. ***Il est essentiel que les candidats confirment, auprès de l'organisme qui demande la vérification d’antécédents, que l'organisme est disposé à accepter et à conserver la copie électronique de la vérification d’antécédents dans ses fichiers électroniques, vu que l'impression des résultats de la vérification d’antécédents mènera à la non-légitimité de ces résultats.*** Afin de visualiser les résultats électroniques courriellés, vous devez avoir accès à un programme qui accepte les documents formatés en mode .pdf (par ex. Adobe Acrobat). Support papier (copie imprimée)Par ailleurs, qu’importe si la demande de vérification de dossiers a été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d’Ottawa peut aussi communiquer les résultats des vérifications d’antécédents aux candidats sur support papier. Les résultats des vérifications d’antécédents imprimés seront remis aux candidats soit en personne à nos bureaux du 2670, promenade Queensview (Nepean), soit par la poste si le requérant est tenu de se présenter en personne pour remplir sa demande. |
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Combien d’exemplaires de ma vérification d’antécédents vais-je recevoir? |
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On vous fournira un (1) exemplaire original des résultats de votre vérification d’antécédents dans le format que vous avez choisi au moment de la demande. |
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Combien de temps faut-il compter pour obtenir les résultats de ma vérification d’antécédents? |
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Les échéanciers sont assujettis à un horaire de travail du lundi au vendredi, et toute nécessité de communiquer avec d’autres services de police est susceptible d’allonger le délai de traitement. Les délais de traitement ne tiennent pas compte du traitement des envois postaux (le cas échéant). Pour plus de détails sur le traitement des envois postaux, veuillez vous adresser à Postes Canada. La Section de la vérification des antécédents du Service de police d’Ottawa s’affaire à vous servir dans un délai convenable. Aidez-nous à respecter nos délais en remplissant vos formulaires de demande de vérification d’antécédents en ligne, avec soin et exactitude. |
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Qu'est-ce qui peut causer un retard dans le processus? |
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Quel formulaire dois-je remplir pour une vérification d’antécédents? |
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Il y a trois (3) types de vérification d’antécédents, soit la (1) vérification de casier judiciaire (VCJ), la (2) vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (VCJAJ), et la (3) vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV) [Vérification de casier judiciaire du secteur vulnérable (VS)]. Le formulaire à remplir varie selon l’organisme faisant la demande de vérification d’antécédents, votre statut en tant qu’employé ou bénévole, et si vous travaillez directement auprès de personnes vulnérables en position de confiance ou d’autorité et responsable de leur bien-être. |
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Qu'est-ce qu'une signature numérique et pourquoi est-elle si importante? |
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Les résultats des vérifications de dossiers de police créés et présentés en ligne vous seront fournis sur support électronique ou envoyés par la poste. La signature numérique est un identifiant unique et une combinaison de renseignements personnels qui attestent que le fichier .PDF est original et authentique. |
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Pourquoi dois-je m'authentifier chaque fois que j'établis une connexion au système? |
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Votre vie privée est protégée. Une fois votre identité confirmée, nous authentifierons votre identité chaque fois que vous vous connecterez au système. Une clé d’authentification spéciale vous sera envoyée chaque fois que vous souhaitez établir une connexion. Cette clé spéciale change à tout coup. Elle nous permet de confirmer que vous êtes la personne ayant l'adresse électronique connue qui demande l’accès et non un « robot » automatisé ou un intrus n’ayant pas accès à votre adresse électronique. |
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Combien en coûte-t-il ? Quelle forme de paiement est admise ? |
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Vous pouvez payer les frais en ligne, au moyen d'une carte de crédit reconnue (Visa, Mastercard, American Express, ou carte de débit). Vous pouvez également payer en personne par carte de débit ou carte de crédit reconnue. Les frais varient selon votre statut et votre emplacement. Consultez la grille tarifaire en vigueur sur notre page des Frais et modes de paiement. Les vérifications d’antécédents qui ont déjà été traitées ne seront pas remboursées. |
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Hors du Canada |
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Nous ne traitons plus les certificats de la Police canadienne pour les personnes résidant à l'extérieur du Canada. Veuillez vous adresser à la GRC relativement à ce service. |
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Embauche |
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La décision d’engager ou d’embaucher du personnel n’est pas prise par le Service de police d’Ottawa. Une vérification d’antécédents est un précieux outil de sélection, mais elle ne saurait remplacer les bonnes pratiques d'embauche ou de sélection, ni la diligence raisonnable de l’organisme en général. Il incombe à chaque organisme d’envisager les renseignements fournis par la police ou la personne en question et de décider si les renseignements fournis sont de nature à exclure une personne d’un poste en particulier ou à l’empêcher de participer à un programme. La responsabilité repose entièrement sur les représentants de l’organisme. Le Service de police d’Ottawa ne fait aucune représentation ni garantie quant à l’utilité ou à la fiabilité de la personne. |
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Où puis-je vérifier l’état de ma demande de vérification d’antécédents? |
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Pour ce faire statut de votre demande de vérification des antécédents en ligne vous devez vous connecter au système à partir du même compte qui fut créé au début du processus de présentation de la demande. |
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Comment puis-je déterminer si la vérification de dossier que j'ai reçue est complète et authentique? |
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Copie papier (imprimée) des résultats d’une vérification d’antécédents:
Version électronique (courriel) des résultats de la vérification d’antécédents :1. Le Service de police d’Ottawa envoie une version électronique des résultats de la vérification à l’adresse courriel du demandeur de la vérification, avec une pièce jointe de format .pdf. 2. À l’aide d’un lecteur pdf (par ex. Adobe Acrobat), ouvrez le document .pdf. 3. Confirmez que la vérification de dossier que vous avez reçue est bel et bien la vôtre, et que tous les renseignements qu'elle contient sont exacts. 4. En haut de la première page du pdf, vous verrez soit (selon le type de logiciel que vous utilisez):
5. Dans la partie « Résultats » de la vérification d’antécédents, il y aura une boîte cochée d'un « X » (dans les sections 1, 2 et 3). Ce sont les résultats de la vérification. 6. Au bas de la page, vous trouverez la signature numérique du Service de police d'Ottawa. 7. Sélectionnez le champ « Cliquez ici pour vérifier la signature numérique ». Ceci ouvrira l’État de validation de la signature. Vous pourrez y voir que « Le document n'a pas été modifié depuis sa certification ». Ceci certifie l’authenticité de la vérification d’antécédents. 8. Vérifiez que les champs « Date d'exécution » et « No de cadre » sont bien remplis. |
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Prélèvement d’empreintes digitales |
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Le Service de police d’Ottawa fournit des empreintes digitales pour les services suivants :
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Liens utiles |
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Questions d’ordre technique |
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En cas de question au sujet d'une demande de vérification d'antécédents en ligne (par ex., difficulté de connexion ou problème de paiement en ligne) toutes les questions doivent être adressées à Rogue Data Corporation:
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Questions à propos de votre vérification d’antécédents |
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Vous pouvez joindre la Section de la vérification d’antécédents du Service de police d’Ottawa :
Nous traitons les courriels dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables entre 9 h et 17 h du lundi au vendredi (sauf les jours fériés). Nous répondons aux messages vocaux dans un délai de 2 jours ouvrables entre 9 h et 17 h du lundi au vendredi (sauf les jours fériés). Adresse postaleSection de la vérification de dossiers de police Service de police d’Ottawa C.P. 9634, Station T Ottawa, Ontario, K1G 6H5 |
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