Foire aux questions

Toute pièce d’identité doit indiquer votre nom et votre date de naissance. Les pièces ne peuvent pas être expirées et les documents doivent être des originaux ou des copies certifiées conformes. Ni les photos ni les photocopies ne seront acceptées.

Avis important : les cartes Santé de l’Ontario ne peuvent être acceptées à des fins d’identification (Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, article 34(4)).

Pour présenter votre demande en ligne, il vous faudra créer un compte et suivre les étapes indiquées sur le site Web avant de procéder à la vérification de votre dossier. Si vous disposez d’un compte bancaire, d’un historique de crédit et si vous êtes capables de payer en ligne, votre demande peut être entièrement traitée par Internet, à moins que vous ne soyez obligé de vous présenter en personne. Cela peut être le cas si Equifax n’a pas pu vérifier votre identité au moyen de son processus de vérification de l’identité électronique (VIE). Vous devrez alors vous présenter en personne pour que votre identité soit proprement vérifiée (voir ci-dessous). Les postulants devront également se présenter en personne si un paiement a été reçu lors de la soumission de la demande ou si des empreintes digitales sont requises pour passer à la vérification d’un dossier.

En tant que bénévole, vous aurez besoin d’une copie électronique, numérisée ou d’un .pdf de la lettre d’embauche [capacity letter] de l’organisme, et l’annexer à votre demande afin de bénéficier de la réduction ou de l’exemption des frais d’inscription au moment de la demande.

Non, les vérifications du secteur vulnérable ne sont valables que pour l’employeur/le poste spécifique pour lequel elles ont été menées, compte tenu de la divulgation ministérielle potentielle, et ne sont pas destinées à être reprises par un autre employeur de casier judiciaire.

Quelle est la durée de validité d’une vérification de police ? Y a-t-il une date d’expiration ?

Les vérifications de dossiers de police constituent une recherche faite à un moment donné et ne sont valables que le jour où elles sont émises, puisque les renseignements qu’elles contiennent peuvent changer d’un jour à l’autre. La police ne fixe pas de date d’expiration ; cette décision revient à l’agence ou à l’employeur au cas par cas. Ces derniers peuvent en effet se contenter d’un contrôle de police datant de 3 à 6 mois, tandis que d’autres peuvent en demander un nouveau.

Vu qu’une personne peut ne pas avoir fait l’objet d’accusations ou d’activités criminelles aujourd’hui, mais être arrêtée et poursuivie demain, nous n’offrons aucune garantie quant à la validité d’une vérification policière au-delà de la date exacte à laquelle la vérification a été effectuée. Par ailleurs, certaines condamnations criminelles ne sont pas signalées à la GRC, de sorte que les dispositions les plus récentes peuvent ne pas être mises à jour dans leur système au moment où une vérification a été effectuée.

Stages ou études coopératives

Le service de vérification des antécédents a recours à la définition de Bénévoles Canada en ce qui concerne les critères de dispense des frais. 

Définition : Un bénévole est une personne qui travaille pour un organisme sans être rémunérée, une personne qui s’offre volontairement à un service ou à une entreprise, ou une personne qui rend un service de son plein gré et sans rémunération.

Par conséquent, la Section portant sur la vérification des antécédents, exige des frais pour les stages/coopérations là où le candidat reçoit un crédit pour compléter son programme et, dans certaines circonstances, où ce dernier est rémunéré pour ses stages, en guise de compensation. Cela n’est pas considéré comme une occasion de bénévolat, mais comme un crédit obligatoire pour répondre aux exigences de leur programme.

Le SPO ne renonce jamais aux frais moyennant une lettre pour les étudiants qui passent à travers des stages ou des études coopératives. Nous avons également déterminé cette catégorie comme exemple de candidats exigeant une vérification de dossier de police à des fins d’emploi.

Que dois-je savoir sur la vérification de l’identité électronique?

Pour présenter une demande en ligne, et pour faire appel à la vérification de l’identité électronique, il vous faut un compte bancaire et des antécédents de crédit. Il ne s’agit PAS d’une vérification de la solvabilité.

Les demandeurs dont l’identité ne peut être vérifiée par voie électronique devront faire une demande en personne au 2670, promenade Queensview.

Par la suite, si vous n’arrivez toujours pas à réussir votre vérification de l’identité électronique, vous pouvez passer nous voir en personne.

Avant de faire votre demande en ligne, voici ce dont vous aurez besoin :

• Un ordinateur avec un navigateur Web et une adresse électronique
• Un compte bancaire et des antécédents de crédit pour réaliser le processus de vérification de l’identité électronique

Le SPO fait appel aux services d’Equifax, qui confirme votre identité à l’aide de renseignements sur la solvabilité. Si vous échouez votre vérification de l’identité électronique en ligne, vous pouvez tout de même présenter votre demande en personne.

• Une copie électronique de votre lettre de capacité de bénévolat (elle peut être numérisée ou jointe en format PDF).

En tant que bénévole, vous aurez besoin d’une copie électronique, numérisée ou .pdf, de la lettre d'embauche de l’organisme pour l’annexer à votre demande. Il doit y être clairement indiqué le nom de l’organisme pour lequel vous ferez du bénévolat, sur le papier de correspondance officiel de l’organisme et signé par l’organisme bénévole. Les lettres illisibles ou incomplètes seront rejetées, et l’on vous avisera de la nécessité de refaire votre demande.

Comment recevrai-je les résultats de ma vérification de dossiers?

Les résultats de demande de vérification d’antécédents vous seront communiqués soit par courriel (copie électronique) ou sur support papier (copie imprimée).

Courriel (copie électronique)

Peu importe si la demande de vérification d’antécédents a été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d'Ottawa est désormais en mesure de transmettre par courriel aux candidats les résultats de leur vérification d’antécédents.

Les résultats des vérifications de dossiers courriellés doivent demeurer en version électronique (c.-à-d. non imprimés) pour ne pas compromettre l'authenticité et la continuité des vérifications d’antécédents. Imprimer les résultats des vérifications d’antécédents rend l'authenticité et la continuité incomplètes, et par conséquent le Service de police d'Ottawa ne reconnaîtra pas les résultats comme étant valides et légitimes.

***Il est essentiel que les candidats confirment, auprès de l'organisme qui demande la vérification d’antécédents, que l'organisme est disposé à accepter et à conserver la copie électronique de la vérification d’antécédents dans ses fichiers électroniques, vu que l'impression des résultats de la vérification d’antécédents mènera à la non-légitimité de ces résultats.***

Afin de visualiser les résultats électroniques courriellés, vous devez avoir accès à un programme qui accepte les documents formatés en mode .pdf (par ex. Adobe Acrobat).

Support papier (copie imprimée)

Par ailleurs, qu’importe si la demande de vérification de dossiers a été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d’Ottawa peut aussi communiquer les résultats des vérifications d’antécédents aux candidats sur support papier.

Les résultats des vérifications d’antécédents imprimés seront remis aux candidats soit en personne à nos bureaux du 2670, promenade Queensview (Nepean), soit par la poste si le requérant est tenu de se présenter en personne pour remplir sa demande.

Combien d’exemplaires de ma vérification d’antécédents vais-je recevoir?

On vous fournira un (1) exemplaire original des résultats de votre vérification d’antécédents dans le format que vous avez choisi au moment de la demande.

Combien de temps faut-il compter pour obtenir les résultats de ma vérification d’antécédents?

• Demande en ligne de vérification d’antécédents (5-10 jours de travail)

Les échéanciers sont assujettis à un horaire de travail du lundi au vendredi, et toute nécessité de communiquer avec d’autres services de police est susceptible d’allonger le délai de traitement. Les délais de traitement ne tiennent pas compte du traitement des envois postaux (le cas échéant). Pour plus de détails sur le traitement des envois postaux, veuillez vous adresser à Postes Canada.

La Section de la vérification des antécédents du Service de police d’Ottawa s’affaire à vous servir dans un délai convenable. Aidez-nous à respecter nos délais en remplissant vos formulaires de demande de vérification d’antécédents en ligne, avec soin et exactitude.

Qu'est-ce qui peut causer un retard dans le processus?

• La Section de la vérification des antécédents doit communiquer avec d’autres services de police afin de demander des renseignements locaux si le candidat a résidé à l’extérieur d’Ottawa au cours des cinq dernières années. Nous accordons sept jours ouvrables à l’organisme extérieur pour que celui-ci réponde à notre demande.
• En cas de dossier judiciaire en instance avec un autre service de police ou de maintien de l’ordre. Nous accordons 7 jours ouvrables à cette agence extérieure pour répondre à notre demande.
• Lorsque les renseignements dans la demande reçue sont incomplets, nous tentons d’entrer en communication avec le candidat par courriel. Nous ne sommes pas en mesure de traiter votre vérification de dossiers tant que nous n’avons pas reçu ces renseignements.
• Les demandes comportant des erreurs ou des omissions dans l’adresse de retour, comme l’absence du numéro d’appartement, reviennent souvent au Service de police d’Ottawa, retournées par Postes Canada. Cette situation vous occasionnera des délais.

Quel formulaire dois-je remplir pour une vérification d’antécédents?

Il y a trois (3) types de vérification d’antécédents, soit la (1) vérification de casier judiciaire (VCJ), la (2) vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (VCJAJ), et la (3) vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV) [Vérification de casier judiciaire du secteur vulnérable (VS)]. Le formulaire à remplir varie selon l’organisme faisant la demande de vérification d’antécédents, votre statut en tant qu’employé ou bénévole, et si vous travaillez directement auprès de personnes vulnérables en position de confiance ou d’autorité et responsable de leur bien-être.

Qu'est-ce qu'une signature numérique et pourquoi est-elle si importante?

Les résultats des vérifications de dossiers de police créés et présentés en ligne vous seront fournis sur support électronique ou envoyés par la poste. La signature numérique est un identifiant unique et une combinaison de renseignements personnels qui attestent que le fichier .PDF est original et authentique.

Pourquoi dois-je m'authentifier chaque fois que j'établis une connexion au système?

Votre vie privée est protégée. Une fois votre identité confirmée, nous authentifierons votre identité chaque fois que vous vous connecterez au système. Une clé d’authentification spéciale vous sera envoyée chaque fois que vous souhaitez établir une connexion. Cette clé spéciale change à tout coup. Elle nous permet de confirmer que vous êtes la personne ayant l'adresse électronique connue qui demande l’accès et non un « robot » automatisé ou un intrus n’ayant pas accès à votre adresse électronique.

Combien en coûte-t-il ? Quelle forme de paiement est admise ?

Vous pouvez payer les frais en ligne, au moyen d'une carte de crédit reconnue (Visa, Mastercard, American Express, ou carte de débit). Vous pouvez également payer en personne par carte de débit ou carte de crédit reconnue.

Les frais varient selon votre statut et votre emplacement. Consultez la grille tarifaire en vigueur sur notre page des Frais et modes de paiement. Les vérifications d’antécédents qui ont déjà été traitées ne seront pas remboursées. 

Hors du Canada

Nous ne traitons plus les certificats de la Police canadienne pour les personnes résidant à l'extérieur du Canada. Veuillez vous adresser à la GRC relativement à ce service.

Embauche

La décision d’engager ou d’embaucher du personnel n’est pas prise par le Service de police d’Ottawa.

Une vérification d’antécédents est un précieux outil de sélection, mais elle ne saurait remplacer les bonnes pratiques d'embauche ou de sélection, ni la diligence raisonnable de l’organisme en général. Il incombe à chaque organisme d’envisager les renseignements fournis par la police ou la personne en question et de décider si les renseignements fournis sont de nature à exclure une personne d’un poste en particulier ou à l’empêcher de participer à un programme.

La responsabilité repose entièrement sur les représentants de l’organisme. Le Service de police d’Ottawa ne fait aucune représentation ni garantie quant à l’utilité ou à la fiabilité de la personne. 

Où puis-je vérifier l’état de ma demande de vérification d’antécédents?

Pour ce faire statut de votre demande de vérification des antécédents en ligne vous devez vous connecter au système à partir du même compte qui fut créé au début du processus de présentation de la demande.

Comment puis-je déterminer si la vérification de dossier que j'ai reçue est complète et authentique?

Copie papier (imprimée) des résultats d’une vérification d’antécédents:

1. Le Service de police d’Ottawa envoie par la poste une copie papier des résultats de la vérification à l’adresse postale du demandeur de la vérification.
2. Confirmez que la vérification de dossier que vous avez reçue est bel et bien la vôtre, et que tous les renseignements qu'elle contient sont exacts.
3. Dans la partie « Résultats » de la vérification d’antécédents, il y aura une boîte cochée d'un « X » (dans les sections 1, 2 et 3). Ce sont les résultats de la vérification.
4. Vous trouverez également un sceau du Service de police d’Ottawa embossé sur ce « X ». Au toucher, on peut sentir ce seau des deux côtés de la copie papier du document. Ceci certifie l’authenticité de la vérification d’antécédents.
5. Vérifiez que les champs « Date d’exécution » et « N^o de cadre » sont bien remplis.

Version électronique (courriel) des résultats de la vérification d’antécédents :

1. Le Service de police d’Ottawa envoie une version électronique des résultats de la vérification à l’adresse courriel du demandeur de la vérification, avec une pièce jointe de format .pdf.

2. À l’aide d’un lecteur pdf (par ex. Adobe Acrobat), ouvrez le document .pdf.

3. Confirmez que la vérification de dossier que vous avez reçue est bel et bien la vôtre, et que tous les renseignements qu'elle contient sont exacts.

4. En haut de la première page du pdf, vous verrez soit (selon le type de logiciel que vous utilisez):

• « Le fichier que vous avez ouvert est conforme à la norme PDF/A et a été ouvert en mode Lecture seule afin d’empêcher toute modification »

• « Signé, et toutes signatures valides »

5. Dans la partie « Résultats » de la vérification d’antécédents, il y aura une boîte cochée d'un « X » (dans les sections 1, 2 et 3). Ce sont les résultats de la vérification.

6. Au bas de la page, vous trouverez la signature numérique du Service de police d'Ottawa.

7. Sélectionnez le champ « Cliquez ici pour vérifier la signature numérique ». Ceci ouvrira l’État de validation de la signature. Vous pourrez y voir que « Le document n'a pas été modifié depuis sa certification ». Ceci certifie l’authenticité de la vérification d’antécédents.         

8. Vérifiez que les champs « Date d'exécution » et « N^o de cadre » sont bien remplis. 

Prélèvement d’empreintes digitales

Le Service de police d’Ottawa fournit des empreintes digitales pour les services suivants :

• Adoptions
• Si les résultats d’une vérification des dossiers effectuée par le Service de police d’Ottawa révèlent que des empreintes digitales doivent être soumises pour compléter la demande.
• Tous les autres services de prise d’empreintes digitales sont fournis par des agences tierces autorisées dans la région d’Ottawa/Gatineau. Ces services comprennent les applications pour les emplois gouvernementaux, l’immigration, les demandes de suspension de dossier, etc.

Liens utiles

• Commission des libérations conditionnelles du Canada
• GRC - Comment obtenir une vérification d’antécédents certifiée
• Centre d’information de la police canadienne (CIPC) 
• Vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables
• Association des chefs de police de l’Ontario (ACPO) - Lignes directrices du Law Enforcement and Record (Managers) Network (LEARN) 2014 en ce qui a trait aux vérifications d'antécédents
• Projet de loi 113, Loi de 2015 sur la réforme des vérifications de dossiers de police

Questions d’ordre technique

En cas de question au sujet d'une demande de vérification d'antécédents en ligne (par ex., difficulté de connexion ou problème de paiement en ligne) toutes les questions doivent être adressées à Rogue Data Corporation:

• Par téléphone au 613-693-0365
• Courriel: opssupport@onlinepolicecheck.ca

Questions à propos de votre vérification d’antécédents

Vous pouvez joindre la Section de la vérification d’antécédents du Service de police d’Ottawa :

• Par courriel
• Par téléphone au 613-236-1222, poste 5485

Nous traitons les courriels dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables entre 9 h et 17 h du lundi au vendredi (sauf les jours fériés).

Nous répondons aux messages vocaux dans un délai de 2 jours ouvrables entre 9 h et 17 h du lundi au vendredi (sauf les jours fériés).

Adresse postale

Section de la vérification de dossiers de police

Service de police d’Ottawa

C.P. 9634, Station T

Ottawa, Ontario,

K1G 6H5