Questions courantes

Toutes les pièces d’identité doivent être en français ou en anglais :

• Si vous présentez une pièce d’identité rédigée dans une autre langue, vous devez fournir une traduction mot à mot certifiée, effectuée par un traducteur canadien agréé;
• Les traductions effectuées à l’aide d’outils d’IA, de services en ligne, ou par des personnes non agréées ne seront pas acceptées;
• Les traductions doivent comprendre le nom et la signature du traducteur, son numéro d’accréditation (le cas échéant), un seau ou timbre, et doivent être accompagnées d’une copie du document original;
• Il incombe aux demandeurs d’obtenir les traductions et d’en assumer les frais;
• La Section de la vérification d’antécédents se réserve le droit de refuser toute traduction ne répondant pas à ces exigences;
• Les demandes peuvent être retardées si la documentation requise n’est pas fournie;
• Les demandeurs peuvent aussi consulter le Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada (CTTIC), ou l’Association des traducteurs et interprètes de l'Ontario (ATIO), pour en savoir plus sur les traducteurs professionnels qualifiés.

Si votre permis de conduire n'indique pas votre adresse actuelle à Ottawa, vous pouvez apporter une troisième pièce documentaire où apparaissent votre nom et votre adresse actuelle à Ottawa, par exemple une facture de services publics ou de télécommunications récente (2 mois ou moins), un relevé bancaire ou de carte de crédit, l'original signé d'un contrat de location ou convention de logement d'une institution reconnue d'enseignement secondaire ou postsecondaire, un talon de paie, une police d'assurance ou tout type de courrier recommandé provenant d'un tiers indépendant. Le courrier manuscrit ou courrier sans entête ni marque officielle ne sera pas accepté.

Si vous n'avez pas de permis de conduire, vous devez tout de même apporter deux pièces d'identité valides. Les deux doivent correspondre à votre nom et date de naissance; l'une d'entre elles doit comporter une photo et vous pouvez apporter une troisième pièce documentaire où apparaissent votre nom et votre adresse actuelle à Ottawa, par exemple une facture de services publics ou de télécommunications récente (2 mois ou moins), un relevé bancaire ou de carte de crédit, l'original signé d'un contrat de location ou convention de logement d'une institution reconnue d'enseignement secondaire ou postsecondaire, un talon de paie, une police d'assurance ou tout type de courrier recommandé provenant d'un tiers indépendant. Le courrier manuscrit ou courrier sans entête ni marque officielle ne sera pas accepté.

Si une ou plusieurs des exigences obligatoires susmentionnées ne sont pas satisfaites, le Service de police d'Ottawa se réserve le droit de mettre fin au rendez-vous sans achever la vérification d'antécédents en ligne. Aucune exception ne sera faite. Les cartes Santé de l’Ontario ne peuvent être demandées par le Service de police d’Ottawa. Le demandeur peut toutefois, à sa discrétion, utiliser cette pièce d'identité.  Veuillez noter que vous devez fournir une pièce d'identité originale délivrée par le gouvernement. Aucune photocopie ou photo numérique ne sera acceptée.

Non, les vérifications des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables ne sont valables que pour l’employeur ou le poste particulier pour lequel elles furent effectuées, compte tenu de la divulgation ministérielle potentielle, et ne sont pas destinées à être reprises par un autre employeur au service de gens vulnérables. 

Les vérifications d’antécédents constituent une recherche faite à un moment donné et ne sont valables que le jour où elles sont émises, puisque les renseignements qu’elles renferment peuvent changer quotidiennement.

La police ne fixe pas de date d’expiration ; cette décision revient à l’organisme ou à l’employeur. Ceux-ci peuvent en effet se contenter d’une vérification policière datant de 3 à 6 mois, tandis que d’autres peuvent en demander une nouvelle.

Vu qu’une personne peut ne pas avoir fait l’objet d’accusations ou d’activités criminelles le jour même, mais être arrêtée et poursuivie le lendemain, nous n’offrons aucune garantie quant à la validité d’une vérification policière au-delà de la date exacte à laquelle la vérification fut effectuée. Par ailleurs, certaines condamnations criminelles ne sont pas signalées à la GRC, de sorte que les dispositions les plus récentes peuvent ne pas être mises à jour dans leur système au moment où une vérification est effectuée.

Selon notre expérience, la plupart des employeurs demanderont un nouveau contrôle de sécurité si le dernier remonte à plus de six (6) mois et, fort probablement, s'il remonte à plus d'un an. Cependant, ceci est tout à fait à la discrétion de l'organisme ou employeur. 

La Section de la vérification d’antécédents s'en remet à la définition de Bénévoles Canada en ce qui concerne les critères de dispense des frais. 

Définition: Un bénévole est une personne qui travaille pour un organisme sans être rémunérée, une personne qui s’offre volontairement à un service ou à une entreprise, ou une personne qui rend un service de son plein gré et sans rémunération.

Par conséquent, la Section de la vérification d’antécédents exige des frais en cas de stages ou programmes coopératifs, là où le candidat reçoit un crédit pour achever son programme et, dans certaines circonstances, où ce dernier est rémunéré pour ses stages. Cela n’est pas considéré comme une occasion de bénévolat, mais comme un crédit obligatoire pour répondre aux exigences de leur programme.

Le SPO n'a jamais renoncé aux frais moyennant une lettre pour les étudiants stagiaires ou inscrits à un programme coopératif. Nous avons aussi identifié cette catégorie comme appartenant à celles des candidats sollicitant une vérification d'antécédents à des fins d’emploi.

Pour présenter une demande en ligne, et pour faire appel à la vérification de l’identité électronique, il vous faut un compte bancaire et des antécédents en matière de crédit. Il ne s’agit PAS d’une vérification de solvabilité.

Avant de faire votre demande en ligne, voici ce qu'il vous faudra :

• Un ordinateur avec un navigateur Web et une adresse électronique ;
• Un compte bancaire et des antécédents en matière de crédit pour mener à bien le processus de vérification de l’identité électronique.

Le SPO fait appel aux services d’Equifax, qui confirme votre identité à l’aide de vos renseignements de solvabilité. Si vous échouez votre vérification de l’identité électronique en ligne, vous pouvez toujours présenter votre demande en personne.

• Une copie électronique de votre lettre de capacité de bénévolat (elle peut être numérisée ou jointe en format PDF).

En tant que bénévole, vous aurez besoin d’une copie électronique, numérisée ou .pdf, de la lettre d'embauche de l’organisme pour l’annexer à votre demande. Il doit y être clairement indiqué le nom de l’organisme pour lequel vous ferez du bénévolat, sur le papier de correspondance officiel de l’organisme et signé par l’organisme bénévole. Les lettres illisibles ou incomplètes seront rejetées, et l’on vous avisera de la nécessité de refaire votre demande. 

Les résultats de demande de vérification d’antécédents vous seront communiqués soit par courriel (copie électronique) ou sur support papier (copie imprimée).

Courriel (copie électronique)

Que la demande de vérification d’antécédents ait été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d'Ottawa sera désormais en mesure de communiquer par courriel aux demandeurs les résultats de leur vérification d’antécédents.

Les résultats des vérifications d’antécédents envoyés par courriel doivent demeurer en version électronique (c.-à-d. non imprimés) pour ne pas compromettre l'authenticité et la continuité des vérifications d’antécédents. Imprimer les résultats des vérifications d’antécédents rend l'authenticité et la continuité incomplètes, et par conséquent le Service de police d'Ottawa ne reconnaîtra pas les résultats comme étant valides et légitimes.

Il est essentiel que les candidats confirment, auprès de l'organisme qui demande la vérification d’antécédents, que l'organisme soit disposé à accepter et à conserver la copie électronique de la vérification d’antécédents dans ses fichiers électroniques, vu que l'impression des résultats de la vérification d’antécédents mènera à la non-légitimité de ces résultats.

Pour visualiser les résultats électroniques envoyés par courriel, vous devez avoir accès à un logiciel qui peut lire les documents en mode .pdf (par ex. Adobe Acrobat).

Support papier (copie imprimée)

Qu’importe si la demande de vérification de dossiers a été présentée en ligne ou en personne, le Service de police d’Ottawa peut communiquer aux demandeurs les résultats des vérifications d’antécédents sur support papier.

Les résultats des vérifications d’antécédents imprimés seront remis aux demandeurs soit en personne à nos bureaux du 2670, promenade Queensview (Nepean), soit par la poste si le demandeur est tenu de se présenter en personne pour achever sa demande.

Combien d’exemplaires de ma vérification d’antécédents vais-je recevoir?

On vous fournira un (1) exemplaire original des résultats de votre vérification d’antécédents dans le format que vous aurez choisi en faisant la demande.

Les demandes en ligne sont habituellement traitées dans 7 ou 10 jours ouvrables.

Les échéanciers sont assujettis à un horaire de travail du lundi au vendredi, et toute nécessité de communiquer avec d’autres services de police est susceptible d’allonger le délai de traitement. Les délais de traitement ne tiennent pas compte du traitement des envois postaux (le cas échéant). Pour plus de détails sur le traitement des envois postaux, veuillez vous adresser à Postes Canada.

La Section de la vérification des antécédents du Service de police d’Ottawa s’affaire à vous servir dans un délai convenable. Aidez-nous à respecter nos délais en remplissant vos formulaires de demande de vérification d’antécédents en ligne, avec soin et exactitude.

• La Section de la vérification des antécédents doit communiquer avec d’autres services de police afin de demander des renseignements locaux si le candidat a demeuré à l’extérieur d’Ottawa au cours des cinq dernières années. Nous accordons sept jours ouvrables à l’organisme extérieur pour que celui-ci réponde à notre demande.
• En cas de dossier judiciaire en instance avec un autre service de police ou de maintien de l’ordre. Nous accordons 7 jours ouvrables à cet organisme extérieur pour répondre à notre demande.
• Lorsque les renseignements dans la demande reçue sont incomplets, nous tentons d’entrer en communication par courriel avec le candidat. Nous ne sommes pas en mesure de traiter votre demande tant que nous n’avons pas reçu ces renseignements.
• Les demandes comportant des erreurs ou des omissions dans l’adresse de retour, comme l’absence du numéro d’appartement, reviennent souvent au Service de police d’Ottawa, retournées par Postes Canada. Cette situation vous occasionnera des délais.

Il y a trois (3) types de vérification d’antécédents, soit la (1) vérification de casier judiciaire (VCJ), la (2) vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires (VCJAJ), et la (3) vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables (VATPV). Le formulaire à remplir varie selon l’organisme faisant la demande de vérification d’antécédents, votre statut en tant qu’employé ou bénévole, et si vous travaillez directement auprès de personnes vulnérables en position de confiance ou d’autorité et responsable de leur bien-être.

Les résultats des vérifications d’antécédents créés et présentés en ligne vous seront fournis sur support électronique ou envoyés par la poste. La signature numérique est un identifiant unique et une combinaison de renseignements personnels qui attestent que le fichier .PDF est original et authentique.

Votre vie privée est protégée. Une fois votre identité confirmée, nous authentifierons votre identité chaque fois que vous vous connecterez au système. Une clé d’authentification spéciale vous sera envoyée chaque fois que vous souhaitez établir une connexion. Cette clé spéciale change à chaque fois. Elle nous permet de confirmer que vous êtes la personne ayant l'adresse électronique connue qui demande l’accès et non un « robot » automatisé ou un intrus n’ayant pas accès à votre adresse électronique.

Vous pouvez payer en ligne, au moyen d'une carte de crédit reconnue (Visa, Mastercard, American Express, ou carte de débit). Vous pouvez également payer en personne par carte de débit ou carte de crédit reconnue.

Les frais varient selon votre statut et votre emplacement. 

Aucun remboursement ne sera accordé pour les vérifications d’antécédents qui ont déjà été traitées et/ou archivées.

Nous ne traitons plus les certificats de la Police canadienne pour les personnes résidant à l'extérieur du Canada. Merci de vous adresser à la GRC relativement à ce service.

La décision d’engager ou d’embaucher du personnel n’est pas prise par le Service de police d’Ottawa.

Une vérification d’antécédents est un précieux outil de sélection, mais elle ne saurait remplacer les bonnes pratiques d'embauche ou de sélection, ni la diligence raisonnable de l’organisme en général. Il incombe à chaque organisme d’envisager les renseignements fournis par la police ou la personne en question et de décider si les renseignements fournis sont de nature à exclure une personne d’un poste en particulier ou à l’empêcher de participer à un programme.

La responsabilité repose entièrement sur les représentants de l’organisme. Le Service de police d’Ottawa ne fait aucune représentation ni garantie quant à l’utilité ou à la fiabilité de la personne.

Pour connaître l'état de votre demande, vous devez vous connecter à votre compte.

Copie papier (imprimée) des résultats d’une vérification d’antécédents:

1. Le Service de police d’Ottawa envoie par la poste une copie papier des résultats de la vérification à l’adresse postale du demandeur ;
2. Confirmez que la vérification de dossier que vous avez reçue est bel et bien la vôtre, et que tous les renseignements qu'elle contient sont exacts ;
3. Dans la partie « Résultats » de la vérification d’antécédents, il y aura une case cochée d'un « X » (dans les sections 1, 2 et 3). Il s'agit des résultats de la vérification.
4. Vous trouverez également un sceau du Service de police d’Ottawa embossé sur ce « X ». Au toucher, on peut sentir ce seau des deux côtés de la copie papier du document. Ceci certifie l’authenticité de la vérification d’antécédents.
5. Vérifiez que les champs « Date d’exécution » et « No de cadre » sont bien remplis.

Le Service de police d’Ottawa assure la prise d'empreintes digitales pour les services suivants:

• Adoptions
• Les résultats d’une vérification d'antécédents effectuée par le Service de police d’Ottawa révèlent que des empreintes digitales doivent être soumises pour compléter la demande.
• Tous les autres services de prise d’empreintes digitales sont fournis par des organismes tiers autorisés dans la région d’Ottawa-Gatineau. Ces services comprennent les candidatures pour emplois gouvernementaux, les demandes liées à l’immigration, aux suspensions de dossier, etc.